Procedimiento para la fase Examen Preliminar de la Auditoría de Gestión (página 2)
El Comité Estatal de Finanzas,
órgano rector de la Auditoría en Cuba en la
década de los 80 se traza como objetivo de
trabajo
realizar auditorías a la elaboración de los
planes que permiten diagnosticar sobre la idoneidad o no, de lo
ejecutado por las necesidades que tiene la empresa de ser
eficiente. Siendo este trabajo uno e los antecedentes de la
Auditoría de Gestión en Cuba.
A principios de los
años 90 comienza a tener auge la Auditoría de
Gestión como resultado del desarrollo
social, el avance tecnológico y la práctica
productiva, a lo que contribuye la apertura de nuestras
relaciones hacia un mundo hasta ese momento poco explorado en el
país y en el que se ha hecho necesario actuar, se han
promovido desde entonces talleres y otras vías de
divulgación e impulso de esta labor
Se parte de la idea de que diseñar y aplicar una
Auditoría de Gestión permitirá:
- Elevar integralmente el control de
los recursos
humanos, financieros, materiales
en un desarrollo
sostenible. - Promover el avance hacia las metas de estos sectores
vitales en el desarrollo
de la población. - Propiciar que la alta gerencia
dedique su tiempo a
funciones
que por su naturaleza
son indelegables. - Promover el desarrollo de las auditorías de
gestión en nuestra sociedad.
No obstante lo anterior, aún son insuficientes
las Auditorías de Gestión que se ejecutan. En estas
primeras auditorias los
directivos de las empresas no
reconocen en ésta, una aliada en el logro de los objetivos que
deben cumplir. Los auditores se ven y son vistos como los
"buscadores de
fraudes y errores" de viejos paradigmas. Es
evidente que existe un desfasaje en el tiempo entre los cambios
económicos – sociales que se promueven y el desarrollo de
la Auditoría de Gestión. Según especialistas
del Ministerio de Auditoría y Control y Administrativos,
consideran como causas fundamentales ((M. R.
López Toledo, 2001))
- Desconocimiento de los ejecutivos sobre esta
auditoría y sus ventajas. Los estilos de dirección más modernos, en los
cuales Cuba está inmersa, buscan la menor distancia
posible entre la alta gerencia y la base. Esto implica un gran
nivel de desagregación y es aquí donde la
Auditoría de Gestión auxilia a los ejecutivos,
velando por el cumplimiento de los objetivos económicos,
sociales y ecológicos para que la
administración dedique su tiempo a tareas
indelegables. Sin embargo, existen un divorcio
entre esos estilos de dirección y la Auditoría de
Gestión. Se toma lo primero y se desecha lo segundo.
Resultado, los ejecutivos está sobrecargados de trabajo,
lo que impide lograr los resultados que se esperan. - Escaso sustento metodológico. Si bien la
Auditoría de Gestión es dinámica necesita de un marco conceptual
en que el auditor pueda trabajar. Es insuficiente aún la
información o lineamientos que le permita
al auditor, partiendo de ellos, ejecutar su labor de forma
creativa pero sistemática y ordenada. En nuestra
investigación y considerando la
importancia que tienen determinados organismos en el
territorio, ya sea por su incidencia en los ingresos en
divisas, el
turismo, o en
la población, la agricultura
se han elaborado guías de trabajo que propicien la
transferencia de estas tecnologías novedosas que
permitan promover el cambio que
modifique la situación actual y contribuya al mejor
entendimiento de esta auditoría tanto por auditores como
por todo el personal que se
beneficia de ella - Insuficiencia de los auditores para romper sus
paradigmas. De todos es sabido que el conocimiento
científico constituye el soporte de alto nivel de
todo desarrollo impetuoso. Es muy difícil que este pueda
ser llevado a cabo por personas que no dominen sus
características y sus propiedades y que a su vez aporten
perfeccionamientos y mejoras. Los recursos
humanos son un factor clave en el desarrollo
tecnológico. Los auditores no están totalmente
preparados para el cambio, los agobia la rutina de la
auditoría tradicional. - Incapacidad del trabajo en
equipo para lograr una alta productividad
científica. En la Auditoría de Gestión,
como ya se ha explicado, se necesita de varias disciplinas para
obtener una descripción y comprensión del
objeto a estudiar. La interdisciplinariedad descansa en la unidad
material del mundo y responde a una necesidad de la actividad
científica vinculada a la práctica social, en el
caso de este tipo de auditoría se convierte en un
requisito esencial donde tiene que lograrse una
cooperación orgánica entre los miembros del
equipo. En muchas de las auditorías efectuadas en el
territorio esto no se logra, y el auditor se limita, en
ocasiones, a consultar con otros especialistas.
También el tiempo conspira contra la efectividad
de los resultados que se detectan pues al transcurrir un tiempo
no menor de 6 meses ya lo detectado no puede ser resuelto o no
merece la pena resolverlo. Pues se pretende abarcar la totalidad
de las actividades en las empresas sin percatarse que el éxito
en la Auditoría de Gestión está en
identificar el área crítica
de la entidad, por lo que hay que hacer un análisis exhaustivo que permita detectar
los problemas en
sí, sus causas y las recomendaciones, en poco
tiempo.
Para darle cumplimiento a estos objetivos hay que tener
en cuenta una de las etapas más importantes en estas
auditorías; es la Planeación, porque en ella
se establecen los objetivos de la Auditoría, tiempo de
ejecución, cantidad de personal, campo de acción
y amplitud del trabajo. Para garantizar una buena
Planeación es necesario realizar la etapa de
Examen Preliminar lo más objetivo posible, y que
nos brinde la información de tal forma que podamos hacer
una Planeación, eficaz, eficiente y
económica.
El motivo de la etapa Examen Preliminar, es
obtener un conocimiento
general del objeto de la
organización, de sus principales
características, su funcionamiento interno y del medio
externo en que se desenvuelve, con el fin de determinar
qué programas y
procedimientos
de auditorías se ajustan más a la entidad, cantidad
de auditores a emplear, tiempo estimado de ejecución y
determinar el costo para
reformular el Presupuesto de
Auditoría.
Basándonos en los planteamientos de M. R.
López Toledo (2001), los auditores no tienen
suficientes instrumentos para poder
desarrollar esta Auditoría y en especial, en la etapa
Estudio Preliminar, no cuentan con herramientas
que les permitan:
- hacer el análisis minucioso de la
información que adquieren, - obtener de forma efectiva y con una
fundamentación científica las posibles
deficiencias, - determinar las posibles áreas
críticas, - reflejar las posibles causas.
Todo lo anterior, dificulta la posibilidad
de:
- poder concentrar los mayores esfuerzos y recursos
donde están identificados los problemas, - disminuir el tiempo de ejecución, cantidad de
personal y el costo de la Auditoría, - conseguir una Auditoría con mayor calidad en
cuanto a resultados alcanzados.
A partir de lo expuesto hasta el momento, nos planteamos
como Problema Científico: ¿Cómo
realizar una Planeación
de la Auditoría de Gestión más objetiva,
efectiva, eficiente y económica en las organizaciones?
La hipótesis que nos hemos
diseñado es: Sí se propone un procedimiento a
seguir para la ejecución de la Fase Examen
Preliminar de la que se obtenga una información
más específica, detallada y cercana a la realidad
de la entidad a auditar, en un tiempo relativamente corto,
entonces se realizará una Planeación de la
Auditoría de Gestión más objetiva, efectiva,
eficiente y económica.
A partir del problema de investigación y para
validar la hipótesis, se persigue el siguiente
Objetivo General: Proponer un procedimiento para la
ejecución de la Fase Examen Preliminar en la
realización de la Auditoría de Gestión en
las organizaciones.
Esta investigación tiene como antecedentes
algunos trabajos investigativos sobre Auditoría de
Gestión presentados en Tesis de
Maestría y Doctorados, en los que se estudiaron los
procedimientos empleados y los resultados que se obtuvieron. En
nuestro territorio el uso de Auditorias de Gestión son
insuficientes. Algunas empresas aisladas han intentado
implementarlas, las cuales se han consultado, pero al no dar el
resultado esperado no le han dado un seguimiento, por lo que se
cuenta con muy pocas referencias prácticas de estas
Auditorías.
La estructura que
se siguió para el desarrollo de la investigación es
la siguiente:
En la Introducción se realiza un extracto
del contenido de la investigación y se realiza un
análisis de cómo es que surge la necesidad de la
presente investigación.
En el Capítulo 1: Se hace un
análisis del surgimiento y desarrollo de la
Auditoría de Gestión, sus principales conceptos y
características que la distinguen. La metodología que está instituida en
Cuba para este tipo de Auditorías y el análisis
conceptual de las variables
eficacia,
eficiencia y
economía.
En el Capítulo 2: Se hace un
análisis teórico de las técnicas y
procedimientos a emplear en la procedimiento propuesto en la
ejecución de la fase Examen Preliminar. Se realiza
un balance de los aspectos más importantes a tratar en la
estructura
organizacional y el plan
estratégico, el Expediente Único de
Auditoría, Presupuesto, Estados
Financieros los clientes externos
e internos. Se estudian las herramientas análisis
financiero, el método de
experto, la encuesta con
el método SERVQUAL, el diagrama de
Ishikawa y Pareto.
En el Capítulo 3: Se muestran los
resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento,
así como un análisis valorativo de la
metodología aplicada.
- Aibar Guzmán Cristina El Logro del Value For
Money En La Gestión Pública: Consideraciones En
Torno A Los
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De Eficiencia, Eficacia Y Economia Revista
Contabilidade & Finanças – USP, São Paulo, n.
32, p. 99 – 110, maio/agosto 2003, - Alhama Belamaric Rafael, Alonso Arrastía
Francisco, Cuevas Cañizares Rafael. Perfeccionamiento
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opción al grado científico de Doctor en Ciencias
Ténicas. Universidad de Matanzas. - Zavaro Babani, León 2005. Estrategia para
Organizar y Desarrollar una Moderna Unidad Central de Auditoría
Interna. Resultado de su Implementación en CIMEX
S.A. Tesis presentada en opción al grado
científico de Doctor en Ciencias Económicas.
Universidad de Camagüey.
Ms. C. Roberto González
Peralo
Coautora
Lic. Dayana Soto
Castañeira
Ms.C. Roberto González Peralo nacido en
Colón ciudad de Matanzas Cuba. Graduado en la Universidad
de Matanzas Camilo Cienfuegos en Lic. Contabilidad y Finanzas.
Ocupó el cargo de Jefe del Grupo de
Auditores Internos de la UMCC, y jefe del área contable de
dicho centro. Es profesor y
jefe de la disciplina de
Auditoría de la universidad mencionada. Cursó la
Maestría en Administración de Empresa
graduándose en el 2006. Hoy ocupa la responsabilidad de asesor
económico.
Cuba, Matanzas, 27/ 04/2007
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